A otimização de processos, comumente conhecida como gestão de processos, é um conglomerado de ações que busca aumentar o lucro da empresa, eliminando gastos desnecessários, sejam de materiais, equipamentos ou recursos de vendas.

Para otimizar é preciso mapear os processos, o que significa saber de forma real e detalhada todo o funcionamento da corporação. Ao analisar todas as etapas de trabalho, você terá condições de localizar os pontos críticos e falhos das atividades e buscar soluções que possam melhorá-los.

Essa técnica visa a simplificação de todos os processos realizados por uma empresa, levando em consideração diversos setores e/ou procedimentos. Porém, otimizar vai muito além de padronizar as funções desempenhadas, pois também é possível traçar, executar, medir, quantificar e acompanhar cada etapa do sistema produtivo — sejam elas automatizadas ou não. Confira, neste post, como colocar tudo isso em prática!

Mapeie os processos

Com o controle de todos os processos, você conseguirá identificar quais são suas vantagens e desvantagens operacionais. Assim, torna-se mais fácil de localizar as operações mais complexas, saber em quais etapas as falhas se encontram, e analisar quais alterações devem ser feitas para que todo o fluxo operacional melhore.

Isto é, ao realizar o mapeamento você terá como analisar a criticidade de todas as tarefas, descobrindo quais procedimentos necessitam de mais esforços para serem concluídos, melhorando assim os resultados.

Dessa forma, todos os gargalos — nome dado a qualquer obstáculo que possa interferir nos processos da empresa —, são identificados. Esses gargalos são tão graves que podem até paralisar as atividades da empresa, pois criam barreiras que bloqueiam o alcance das metas e objetivos estabelecidos no planejamento, reduzindo, portanto, a capacidade produtiva.

Com isso, em vez de fazer com que os colaboradores desperdicem tempo implementando ações que diminuem os riscos, você pode criar uma solução definitiva para o gargalo. Isso torna o trabalho da sua equipe mais assertivo, eficaz e irá aumentar o lucro da empresa.

Utilize a tecnologia para aumentar o lucro da empresa

Otimizar processos sem o auxílio da tecnologia é uma tarefa árdua. Se sua corporação possui atividades externas, como vendas, por exemplo, o uso de tecnologias mobile é uma excelente alternativa na busca dessa melhoria. É possível integrar todos os setores através de tablets, smartphones e notebooks. Assim, todos os procedimentos podem ser gerenciados de qualquer lugar, melhorando o controle da produtividade e otimizando o tempo.

Para aumentar a competitividade, muitas empresas resolveram implantar o software ERP, pois ele pode unificar todas as informações de uma empresa, desde dados financeiros e contábeis, até recursos humanos, vendas e marketing, facilitando a automação e armazenamento de todos os procedimentos.

As vantagens em utilizar um aplicativo corporativo como esse são muitas. Com ele você conseguirá padronizar processos, ter rápido acesso à informação, otimização da tecnologia, entre outras. Todas eles ajudam na redução de custos e no aumento do lucro da empresa. Sua implantação faz com que fique muito mais claro onde se está desperdiçando recursos e onde há pouco investimento, por exemplo.

Deixar o processo de gestão mais rápido com o uso da tecnologia, certamente, é um dos diferenciais mais competitivos entre as organizações atualmente. Não somente pelo fato de simplificar o trabalho dos colaboradores, mas também porque é possível oferecer produtos de qualidade, com melhores serviços e melhores preços para o cliente final, o que irá aumentar o lucro da empresa.

Melhore a comunicação interna

Aproveitando o gancho do assunto anterior, vamos falar de comunicação interna, que está diretamente relacionada ao sucesso das operações. Quando a informação é passada de forma equivocada, todos os setores da empresa são prejudicados, o que pode levar a erros gravíssimos que chegam a comprometer todos os planos do negócio.

Por esse motivo é tão importante que a comunicação seja a mais perfeita e fluída possível. E esse objetivo só pode ser atingido ao utilizar a tecnologia, mais uma vez. Com o uso de apps que permitem que todos os envolvidos no processo consigam enviar informações em tempo real, todos podem ter conhecimento da situação atual das atividades, sem desvios.

Além disso, é possível expandir a comunicação para clientes e fornecedores, o que pode garantir a manutenção de um bom relacionamento com eles.

Controle o fluxo de caixa

Fluxo de caixa significa muito mais do que somente pagar e receber, não se trata apenas de gerenciar suas receitas e despesas. É fundamental pensar também na gestão dos recursos financeiros.

Afinal, se você estiver recebendo uma grande quantia de capital após o vencimento de juros a serem pagos, por exemplo, seu fluxo de caixa terá problemas. Por isso, é essencial realizar o controle diário. Nele, você acompanhará as entradas e as contas a serem pagas, de forma que sua empresa permaneça com o financeiro saudável.

Incentive seus colaboradores

Para otimizar os processos da sua empresa, é preciso estimular seus colaboradores. Isso é possível a partir da capacitação.

Se seus funcionários estão acostumados a fazerem a mesma coisa sempre, como um robô, é preciso mudar esse cenário para que a otimização possa fazer parte dos processos. Portanto, invista na capacitação de todos e exponha os benefícios operacionais que virão ao concluírem os treinamentos.

Mantenha o foco nos resultados

Muitas organizações ficam tão agarradas aos processos que acabam ignorando o mais importante: os resultados. Sendo assim, dê mais liberdade para sua equipe trabalhar e discuta quais são as formas de tornar a rotina mais produtiva. Ao flexibilizar as atividades dos colaboradores, eles poderão descobrir novos procedimentos que visam agilizar as tarefas e aumentar os lucros. Com isso você conseguirá resultados mais precisos e sem burocracia.

Monitore o processo

Após melhorar todos os processos, é preciso acompanhá-los, constantemente, para possibilitar a melhoria contínua.

No momento em que tudo estiver otimizado, você conseguirá identificar outras formas de melhoria que não enxergava antes, quando tudo era manual e você não contava com o auxílio da tecnologia. Ou seja, com a informatização você saberá aonde estão seus erros e acertos.

Com as dicas listadas neste post, esperamos que você tenha compreendido que a otimização de processos pode aumentar o lucro da empresa/setor de forma espantosa. Basta colocar essas informações em prática o quanto antes para que sua marca conquiste um lugar de destaque no mercado competitivo!

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Aumentar o lucro da empresa usando otimização de processos: saiba mais
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