A gestão de processos de negócio é o caminho natural para viabilizar uma estratégia de crescimento e desenvolvimento para a sua empresa. Ela gera medidas que promovem maior competitividade e contribuem para o aumento da produtividade geral da organização.

Quer melhorar os resultados que a sua empresa alcança? Então, leia atentamente as dicas que vamos apresentar e tenha sucesso na adoção de boas práticas de gestão de processos no seu negócio!

O que é gestão de processos de negócio?

Trata-se da combinação das melhores técnicas de administração com os melhores recursos de tecnologia da informação, visando otimizar os resultados empresariais.

Isso significa o aumento da lucratividade e participação de mercado, ter produtos e serviços continuamente melhores e, principalmente, clientes cada vez mais satisfeitos.

Como fazer a gestão de processos de negócio?

Uma boa gestão de processos de negócio é fundamentada em, pelo menos, três passos essenciais. Vejamos quais são.

Primeiro passo

Mapear todos os processos empresariais, para descobrir os pontos de gargalo e ineficiências e atuar corretivamente.

A partir daí, é possível perceber quais são os processos críticos do negócio, racionalizar seus trâmites documentais, simplificar seu fluxo de informações e alinhá-los ao direcionamento estratégico, proporcionando integração plena entre eles.

Segundo passo

Automatizar o máximo de tarefas dos processos, o que confere maior precisão das entregas e deixa sua equipe livre para inovar procedimentos e produtos e buscar novas oportunidades de contato com clientes, ampliando as vendas.

Terceiro passo

Este decisivo passo é a estruturação de indicadores-chave de desempenho, os famosos KPIs do negócio. Esses indicadores demonstrarão em tempo real os resultados obtidos pelos processos críticos, para evidenciar se as ações planejadas estão alcançando as metas traçadas.

A análise dos KPIs é essencial para descobrir onde a empresa está falhando, de modo a estabelecer ações de correção de curso em tempo hábil. É fundamental também para identificar onde a organização está sendo bem-sucedida, para compartilhar as iniciativas de sucesso com as demais equipes internas.

Quais são os benefícios para a minha empresa?

Poderíamos fazer uma lista interminável de benefícios da gestão de processos de negócio, mas vamos colocar os holofotes naqueles mais significativos. Acompanhe!

Cumprir metas com eficiência e eficácia

Existem dois termos muito confundidos no mundo gerencial: eficiência e eficácia. A eficiência significa fazer mais com menor dispêndio de recursos (tempo, dinheiro, materiais, pessoas etc.), e a eficácia significa alcançar o resultado esperado, fazendo as coisas certas na hora certa.

A gestão de processos de negócio otimiza a organização, eficiência e eficácia dos processos de tal modo que as metas previstas são claras e objetivas para todos os envolvidos, e a otimização dos resultados é surpreendente.

Tornar o processo decisório consistente e de vanguarda

Contar com um painel de indicadores apurados com exatidão, acessíveis a qualquer momento, gera muito valor para o embasamento das decisões a serem tomadas pelos principais gestores do negócio.

Os indicadores de desempenho tornam as ações dos gestores proativas, deixando para trás as empresas que conhecem seu desempenho somente após o fechamento do mês.

Chega de trabalhar com informações de fatos passados. A gestão de processos traz notícias fresquinhas para o conhecimento dos gestores empresariais, munindo-os do suporte necessário para a tomada de decisões consistentes, antes que a concorrência sequer pense no assunto.

Padronizar os processos

Empreendimentos que têm mais de uma unidade de negócios — matriz e filiais —, ou mesmo grupos empresariais, precisam padronizar os processos de negócios a fim de que as comunicações internas fluam sem barreiras ou entraves.

A gestão de processos de negócio extrai o melhor resultado dos procedimentos e padroniza seu fluxo de trabalho, de modo que haja unicidade de práticas em todas as unidades da empresa.

Ligar o radar para as oportunidades de negócios

As informações gerenciais disponibilizadas com a gestão de processos permitem ter uma visão ampla do contexto empresarial, das tendências de mercado e do comportamento do cliente.

Isso aumenta a percepção e as chances de aproveitamento de novas oportunidades de negócios.

Melhorar a qualidade de produtos e serviços

A otimização dos processos resulta em menores custos, ciclos produtivos mais ágeis, ciclos de vendas mais curtos, eliminação de retrabalhos e inovações diversas — nas metodologias, materiais aplicados, parcerias com fornecedores e distribuidores, dentre outras.

Todos esses fatores fazem com que os produtos e serviços oferecidos sejam de melhor qualidade, aumentando a percepção de valor por parte dos clientes.

Quais são as estratégias para implantação?

Para implantar com sucesso a gestão de processos de negócio, é importante adotar algumas estratégias de ação. Confira!

Promova o engajamento das equipes

Divulgue para sua equipe as ferramentas de gestão de processos de negócio e demonstre os ganhos inerentes; assim, todos se comprometerão com o sucesso da implantação.

Afinal, nenhum projeto sai do papel para o mundo real se não contar com o apoio das pessoas.

Conte com recursos tecnológicos eficazes

Alguns recursos tecnológicos são imprescindíveis para apoiar a gestão de processos — um bom software de gestão integrada e aplicativos para dispositivos móveis, por exemplo —, de modo que os procedimentos gerenciados sejam automatizados e fiquem bem estruturados.

Utilize ferramentas de gestão eficientes

Ferramentas como o fluxograma e o BPMN (Business Process Modeling Notation) — metodologias de modelagem e mapeamento de processos e o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) — também devem ser incorporadas ao dia a dia da gestão de processos. Com elas, a evolução é constante.

Todo procedimento de negócio deve entregar um resultado a partir da execução de uma sequência de atividades, desencadeadas por uma demanda específica. Essa sequência de atividades constitui o workflow (fluxo de trabalho), no qual os gestores precisam atuar no sentido de otimizar a aplicação de recursos e as entregas esperadas.

A gestão de processos de negócio proporciona aos gestores empresariais as ferramentas necessárias para gerir o fluxo de trabalho de ponta a ponta, tendo plena visão dos pontos de contato com os clientes internos e externos dos processos e total conhecimento da duração dos ciclos de entrega.

Essa perspectiva possibilita criar planos de ação para simplificar, racionalizar, automatizar e encurtar o ciclo do workflow, reduzindo custos, minimizando esforços e gerando maior valor para o cliente.

Sem dúvida, aplicar a gestão de processos de negócio é uma prática para gestores que têm visão de futuro focada no sucesso.

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Como e porque fazer uma gestão de processos de negócio?
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